Microsoft Excel
Es
el máximo exponente de las hojas de cálculo existentes en el mercado actual.
Con Excel podemos generar presupuestos, gráficos estadísticos, facturas,
análisis de bolsa, ventas, inventarios, etc. Excel incorpora cantidad de
funciones que nos facilitará el cálculo de operaciones complejas.
La pantalla principal: La pantalla principal de trabajo
de Excel es muy similar a la de cualquier otra aplicación Windows. Sobre todo
es casi idéntica a la de cualquier otro programa del paquete de Microsoft
Office.
Los
menús de Excel.- Los menús de Excel contienen acciones muy comunes en
la mayoría de aplicaciones Windows. Las acciones más importantes, a grandes
rasgos, son las siguientes:
Menú
Archivo: podemos abrir, guardar, imprimir, etc. Excel XP
incorpora una nueva característica en este menú que es la posibilidad de
guardar el archivo en formato HTML.
Menú
Edición: permite la mayoría de acciones conocidas como copiar,
pegar, buscar, reemplazar, etc.
Menú
Ver: sirve para cambiar el aspecto de la ventana. Una
característica especial de este menú es la posibilidad de ver los saltos de
página previos a una impresión.
Menú
Insertar: permite insertar celdas, hojas, saltos de página,
gráficos o funciones.
Menú
Formato: para cambiar el aspecto de las celdas, tipos de letra,
etc.
Menú
Herramientas: revisión ortográfica, auditoria, o realizar macros.
Menú
Datos: útil para gestionar bases de datos, listas, o esquemas
resumidos.
Menú
Ventana: permite organizar las ventanas abiertas en cascada,
mosaico, etc.
Menú Ayuda: información
sobre aprendizaje y uso de Excel.
Hoja:
se denomina así a la zona donde estamos trabajando.
Cada hoja tiene un nombre identificativo que podemos cambiar. Los nombres de
las hojas se pueden observar en la zona inferior de la pantalla. Estos nombres
se pueden cambiar.
Celda:
cuadro individual que forma parte de la hoja. En las
celdas introduciremos los datos.
Columna:
se nombran de la A a la Z y están dispuestas en
vertical. Después de la columna Z, nos encontramos con la columna AA, AB, AC...
y así hasta la AZ. Seguidamente, comenzaría la BA, BB.. y así hasta la última
columna que es la IV.
Fila:
dispuestas en horizontal, se numeran desde la 1 hasta
la 16.384 que es la última.
Libro
de trabajo: conjunto de hojas. Un libro puede tener varias hojas.
Al grabarlo, se crea un fichero con la extensión XLS con todas las hojas que
tuviese el libro.
Rango:
grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un
rango de celdas por ejemplo que va desde la A1 hasta la A5 se reflejaría con el
siguiente nombre: A1:A5.
Selección
de celdas: Para seleccionar celdas simplemente debemos situar el
cursor en medio de una celda, pulsar el botón izquierdo del ratón y, sin
soltarlo, "arrastrar" hacia alguna dirección. Es exactamente igual
que cuando seleccionas un texto en cualquier aplicación Windows.
Modificar
y borrar texto en Excel
Para
modificar el texto de una celda podemos:
Situar el cursor en la celda y
escribir directamente el nuevo texto.
Situar el cursor en la celda y
pulsar clic en la barra de fórmulas.
Pulsar doble clic en la celda del
texto
Situar el cursor en la celda y
pulsar la tecla F2
Para
borrar el texto de una celda podemos:
Situar el cursor en la celda y
pulsar la tecla Supr
Ir a Edición - Borrar
Pulsar el botón derecho y escoger
la opción Eliminar
Siempre es recomendable optar por
la solución más rápida (en este caso, la tecla Del o Supr).
Introducir
funciones
Una función es una fórmula
predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y
devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado
para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función
es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
Si la función va al comienzo de
una fórmula debe empezar por el signo =.
Los argumentos o valores de
entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada
paréntesis.
Los argumentos pueden ser valores
constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
Los argumentos deben de separarse
por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que
devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":"
nos identifica un rango de celdas. Así A1:C8 indica todas las celdas incluidas
entre la celda A1 y la C8. De esta manera, la función anterior sería
equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo, se puede
apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más
de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones
dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así, hay funciones
matemáticas, trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y
hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe
escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto,
precedida siempre del signo =.
Si quieres conocer más sobre los
operadores más utilizados y las precedencias de los operadores visita nuestro
básico.
Autosuma y funciones más frecuentes
Una
función, como cualquier dato, se puede escribir directamente en la celda si
conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta
tarea.
En
la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma boton
que nos permite
realizar la función SUMA de forma más rápida.
Con
este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la
derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de
la imagen. Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser
Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene
el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder accesar al
diálogo de funciones a través de Más Funciones....
Para
utilizar estas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en que
quieres que se realice la operación antes de pulsar el botón.
Controlar errores en funciones
Al
igual que podíamos definir condiciones de validación para los datos, podemos
controlar los errores en las fórmulas. Para corregirlos, necesitaremos,
primero, localizarlos.
Por
ejemplo, al introducir una fórmula manualmente podemos cometer un error
sintáctico como =PROMEDO(A1:A9), lo que provocaría que apareciese en la celda
un error de tipo #¿NOMBRE?.
Si
pulsamos sobre la pestaña Formulas encontraremos el botón Comprobación de
errores... dentro del grupo Auditoría de fórmulas. Comprobar fórmulas
Desde
la pequeña flecha de la derecha podemos desplegar un menú, con opciones
interesantes como localizar Referencias circulares. Si hay alguna, aparece su
localización en el submenú.
En
este apartado vamos a ver la primera opción, Comprobación de errores..., que
realiza la misma acción que pulsar directamente sobre el botón sin desplegar el
menú.
Aparece
el cuadro de diálogo Comprobaciones de errores como el que vemos en la imagen
donde nos informa del tipo de error que se ha detectado y, en ocasiones, nos
ofrece una corrección.
La
parte más interesante es la descripción del error. Lo normal es que con ella
sepamos cuál es el problema y, pulsando Modificar en la barra de fórmulas, la
rectifiquemos manualmente.
Con
los botones Anterior y Siguiente podremos ir moviéndonos entre los errores del
libro, si es que hay más de uno.
Además,
disponemos de herramientas útiles como la Ayuda sobre este error, u Omitir
error, para dejar la fórmula tal y como está.
El
botón Mostrar pasos de cálculo... nos abre un cuadro de diálogo donde evalúa la
fórmula y nos informa de dónde se encuentra el error, si es en el nombre de la
función o si está en los parámetros de la fórmula.
Gráficos en Excel
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de
una hoja de cálculo y facilita su interpretación.
En esta unidad, vamos a ver
cómo crear gráficos a partir de
unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de
gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A
menudo, un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por
filas y columnas.
Cuando se crea un gráfico
en Excel, podemos optar por crearlo:
- Como gráfico incrustado: Insertar el
gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.
- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en
una hoja exclusiva para el gráfico. En las hojas de gráfico no existen celdas
ni ningún otro tipo de objeto.
Veamos cómo crear un gráfico.
12.2. Crear gráficos
Es recomendable que
tengas seleccionado el rango de
celdas que quieres que participen en el gráfico. De esta forma,
Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se
mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que
solicita.
Como puedes ver, existen
diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un
gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se
despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos
generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del
listado que muestra Más gráficos
de...
Hacer clic en esa opción
equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la
flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.
Aquí puedes ver listados
todos los gráficos disponibles. Selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo.
Aparecerá un cuadro que
contendrá el gráfico ya creado (si seleccionaste los datos previamente) o un
cuadro en blanco (si no lo hiciste).
Además, verás que aparece
en la barra de menús una sección nueva, Herramientas de gráficos, con dos pestañas:Diseño y Formato.
De forma general, para
manipular cualquier objeto (imagen, dibujo, WordArt...) insertado en nuestra
hoja de cálculo, deberemos seguir los mismos pasos:
Para mover un objeto tenemos que
seleccionarlo haciendo clic sobre él. Una vez seleccionado aparecerá enmarcado
en unos puntos, los controladores de tamaño. Si posicionamos el puntero del
ratón sobre el objeto, cambiará de aspecto a una flecha parecida esta
. Sólo tienes que arrastrar
la imagen sin soltar el botón del ratón hasta llegar a la posición deseada.
Para modificar su tamaño, situar el cursor en las esquinas del
objeto y, cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo
para conseguir el nuevo tamaño.
Para cambiar otras
propiedades del objeto, deberemos utilizar las opciones definidas para ese
objeto y que iremos viendo a lo largo del tema.
Para manipular una imagen,
deberemos seleccionarla haciendo clic en ella. En ese momento aparecerá el menú
Herramientas de imagen, con la
pestaña Formato.
Utilizando esta barra,
podremos realizar modificaciones como:
Permite cambiar la imagen
existente por otra almacenada en disco.
En Excel 2013, el brillo y el contraste se ajustan desde el
mismo botón:
Correcciones.
Hace que la imagen se
comprima, ocupando mucho menos espacio en el documento de Excel. Si ejecutas
esta opción, es posible que no puedas volver al estado original. Además, puede
que la imagen pierda resolución.
Puedes recortar la
imagen utilizando esta herramienta: simplemente selecciona el área
(rectángular) de la imagen que quieras mantener y el resto de desechará.
Permite voltear
horizontal o verticalmente la imagen.
Permite elegir entre
los diferentes bordes para la imagen.
Estilos
de imagen. Permite aplicar un estilo
rápido a la imagen para hacerla más atractiva.
Puedes aplicar diferentes
estilos (muchos de ellos en 3 dimensiones) a tu imagen utilizando este menú de
configuración.
Insertar diagramas con SmartArt
Si
lo que queremos es crear un diagrama de procesos u organigrama, no será necesario
que lo creemos a partir de formas. Podría ser muy tedioso ir dibujando cada uno
de sus elementos. Para esa función existe la opción SmartArt
Hay
que seleccionar uno y pulsar Aceptar.
De esta forma, se insertará en la hoja de cálculo y apreciaremos algunos
cambios en el entorno de trabajo.
Mientras
el diagrama esté seleccionado, veremos en la zona superior una nueva barra de Herramientas de SmartArt, que
incluye dos pestañas: una para el Diseño y otra para el Formato.
Las
herramientas de formato son similares a las que ya hemos visto.
En
la pestaña Diseño, la opción más utilizada
es la de Agregar forma, que nos permite
ir añadiendo elementos al diagrama en la posición que necesitemos. La posición
será relativa al elemento que tengamos seleccionado.
Otra
opción muy utilizada es de derecha a izquierda,
que cambia de lado el elemento seleccionado.
Cuando
creamos un diagrama con SmartArt y se inserta en la hoja de cálculo, se incluye
además un pequeño recuadro con el esquema que sigue el mismo. Podremos
modificar el texto de los elementos desde ahí, o bien directamente desde el interior
de los mismos.
Si
borras todo el texto de uno de los elementos desde el panel izquierdo, éste se
eliminará del diagrama. Del mismo modo, si pulsas la tecla Intro desde un elemento, se creará uno
nuevo al mismo nivel. Puedes convertirlo en hijo pulsando la tecla Tabulación
,
y en padre pulsando Retroceso .
Pueden buscar información adicional sobre este tema en
Pueden descargar esta información en formato Word en el siguiente enlace o dando clic en la imagen y luego buscando el botón Download
Si nunca has descargado archivos desde internet puedes ver este mini tutorial, dudas o consultas pueden escribirlas en los comentarios.
